Como a Business France gerencia os Encontros Internacionais de La French Tech.

350
participantes e empresas inovadoras
26
Especialistas em tecnologia
220
Encontros organizados
30
Minutos por encontro B2B
Negócios A França é o ator principal para apoiar empresas francesas em seus projetos de exportação e expansão internacional. Prepara-os e coloca-os em contacto com parceiros comerciais nos mercados-alvo, de forma a incentivar a criação de tendências de negócio.
Funcionalidades
  • Envio manual de campanhas de mensagens (E-mail o SMS)
  • Hotsite do evento totalmente responsivo
  • Formulários e campos condicionais
  • Match-making e encontros entre participantes
  • Crachá eletrônico PDF
  • App de check-in em tablets
  • Placard e estatísticas
  • QR code, código de barra
  • Impressão de crachás ao vivo no dia do evento
Se existe uma área na qual a reputação da Business France é mais importante, é em rede e sua capacidade de conectar empresas com influenciadores, parceiros e empresas líderes. Como parte dos eventos da Rencontres, a Digitevent acompanha a Business France em suas questões de registro, planejamento de nomeação, rede e controle de acesso.

Os problemas iniciais ...

No centro das preocupações da Business France para seus eventos está a capacidade de iniciar e organizar reuniões estratégicas. No caso da Rencontres Internationales de la French Tech, isso envolve conhecer especialistas e participantes do país (empresas que buscam a internacionalização). Para fazer isso, o organizador precisa configurar um processo completo cobrindo:

  • A divulgação das informações do evento e sua promoção através de um site dedicado,
  • A gestão de convites, lembretes e a otimização da taxa de participação,
  • Solicitações de reuniões de participantes para os especialistas,
  • Moderação de solicitações para otimizar compromissos e planejamento,
  • Criação automática de diários individuais enviados aos participantes,
  • Controle de acesso no dia do evento, na chegada e em conferências,
  • Impressão automática de crachás para cada participante.

Abrindo o hotsite do evento

Seja para dar uma imagem inovadora ou para comunicar informações úteis sobre o Dia D, um site de eventos bonito e eficaz é uma obrigação. O Encontro Internacional da Tecnologia Francesa é gerenciado por uma equipe de 4 pessoas na Business France, e o recurso de compartilhamento de direitos do administrador possibilita trabalhar em vários projetos na Digitevent. Em tempo recorde e autonomia, o site é criado através do uso de nossos modelos e da duplicação de um evento anterior.

Agendamento dos encontros

Assim que as inscrições são concluídas, entramos na fase chave da organização: gerenciamento de compromissos! Para fazer isso, a equipe organizadora compartilha com os futuros participantes um link individual que permite consultar os especialistas presentes, bem como seu domínio de predileção. Eles então têm a oportunidade de solicitar reuniões (indicando suas motivações), diretamente no site do evento.

Moderação de pedidos

Os especialistas (ou o organizador diretamente) consultam os pedidos recebidos e podem aprová-los ou rejeitá-los. Ao aprová-los, eles automaticamente se posicionam nos espaços disponíveis para o participante e para o especialista. Obviamente, as equipes podem a qualquer momento mover uma reunião agendada ou cancelá-la (ex: mudança de opinião de um especialista, cancelamento de uma presença etc ...).

Geração das agendas

As inscrições estão fechadas. Em sua conta Digitevent, os organizadores ajustam os calendários adicionando os compromissos mais recentes a especialistas e participantes com espaços ainda disponíveis. Os diários individuais são enviados por e-mail (com seus crachás de acesso ao PDF) para os especialistas e participantes. Sendo este último digitalizado, é atualizado automaticamente se a Business France fizer alterações.

Dia D: Digitalizar em pontos de verificação e impressão de crachás

Para agilizar a recepção e medir a presença em tempo real, um sistema de varredura de e-convite é configurado. Em cada chegada, uma impressão de crachá é acionada. Este crachá facilita as reuniões e as primeiras trocas durante o evento. As equipes da Business France escolheram imprimir crachás ao vivo para que eles não tenham que pré-imprimir todos os crachás, classificá-los e procurá-los no Dia D. Além disso, no caso de participantes extras (ou alterar nome), o crachá é imediatamente impresso no mesmo formato dos outros participantes.

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