Organização do seminário de kick-start para a SFR

972
Comerciais
523
Quartos
2
Dias de evento
5
Plenárias

A SFR Business, grupo Altice, é a marca da empresa da segunda maior operadora francesa. A SFR Business desenvolve soluções de telecomunicações e serviços de TIC adaptados aos desafios de cada empresa em torno de 3 eixos:

  • Facilitar a mudança de métodos de trabalho dos funcionários
  • Trazendo os meios para aproveitar a transformação digital, no acesso à banda larga ou na Internet das coisas
  • Garantir a segurança dos dados e a conformidade regulamentar.
Funcionalidades
  • Painel de controle e gestão dos contatos
  • Envio manual de campanhas de mensagens (E-mail o SMS)
  • Hotsite do evento totalmente responsivo
  • Plug-in de gerenciamento de compartilhamento de sala
  • Personalizar o nome de domínio do hotsite
  • Marca Branca
  • E-mails automáticos de confirmação
  • App de check-in em tablets
  • Impressão de crachás ao vivo no dia do evento
  • Formulário de avaliação
  • Álbuns de fotos
  • Placard e estatísticas
A SFR Business é a entidade da operadora SFR responsável pelos clientes empresariais. Esse mercado B2B depende, em parte, de uma força de vendas especializada que deve estar constantemente atenta às novidades, ofertas e produtos do grupo para atender às demandas, independentemente da atividade das empresas. O pontapé inicial na Disneyland Paris teve que ser irrepreensível porque dá ímpeto e estabelece a estratégia e os objetivos de um grupo em mudança.

Os problemas iniciais ...

Para os organizadores, o objetivo é reunir todos os colaboradores no mesmo local durante 2 dias, para gerenciar diversos assuntos organizacionais:

  • Convide os colaboradores certificando-se de que todos recebam o convite,
  • Gerenciar compartilhamento e alocação de salas entre participantes,
  • Gerenciar modos de transporte e transporte para acessar o evento,
  • Distribua crachás para cada funcionário sem perder tempo,
  • Compartilhe os destaques do evento e receba feedback para futuras edições.

Convide os colaboradores certificando-se de que todos recebam o convite

A equipe organizadora conseguiu criar em poucos cliques um belo site de registro nas cores da SFR Business com a ferramenta de design online Digitevent. A fim de respeitar a imagem da marca e estar no rótulo branco total em relação ao Digitevent, um nome de domínio dedicado foi ativado. O nome de domínio também serviu como o endereço de e-mail usado para enviar convites via Digitevent. Como todos os destinatários são da mesma empresa, a SFR Business DSI conseguiu "colocar na lista de permissões" o endereço IP de envio dos e-mails Digitevent para garantir que todos alcançassem os destinatários pretendidos.

Gerenciar compartilhamento e alocação de salas entre participantes

Para permitir que as equipes se encontrassem e trocassem, alguns vendedores tinham que dividir o quarto de hotel. Uma sala de reservas plug-in foi criada no site de registro. Todos podiam pesquisar na lista de comerciais que ainda estavam livres e pedir-lhes para dividir um quarto. Na escolha de um colega de quarto, um e-mail foi automaticamente enviado para ambos para confirmar a reserva de seu quarto com os detalhes do companheiro de quarto. A partir do back office Digitevent, os organizadores puderam a qualquer momento consultar quem ainda estava sem companheiro de quarto e a escolha de colocação de comercial já colocado na sala "twin".

Gerenciar modos de transporte e transporte para acessar o evento

No formulário de inscrição, os colaboradores convidados tiveram que especificar seu meio de transporte para ir ao evento que foi realizado na Disneyland Paris. Dependendo das opções (comboio, avião, carpooling ...), os detalhes foram solicitados (número do trem, vôo, etc ...). Algumas informações também foram comunicadas condicionalmente para facilitar o processo de registro. Por exemplo, detalhes de transporte para o aeroporto só foram fornecidos aos comissários de bordo. Graças aos campos limitados da lista de locais no formulário, também foi possível levar em conta a capacidade limitada dos ônibus (45 lugares), otimizando as viagens e evitando o overbooking.

Distribua crachás para cada funcionário sem perder tempo,

Na chegada dos colaboradores, um crachá é impresso automaticamente graças aos tablets de assinatura conectados às impressoras Digitevent mini-Bluetooth. Em alguns momentos, todos recebem um crachá que menciona sua região e especialidade para facilitar as trocas e reuniões durante o seminário. Além disso, esta verificação digital permite que os organizadores acompanhem em tempo real as chegadas e ver quem estava faltando na chamada. Na chegada do participante, um email é enviado automaticamente para comunicar o wifi no local do seminário, para lembrar o nome do companheiro de quarto e os principais momentos do programa que está por vir.

Compartilhe os destaques do evento e receba feedback para futuras edições

Após o evento, os organizadores quiseram compartilhar os momentos importantes do evento e recolher a opinião de cada um sobre os workshops e plenários seguidos. Na verdade, era essencial para a SFR Business sondar o terreno sobre seus sentimentos (possíveis inovações destacadas, qualidade das informações recebidas, perguntas, etc.). Um questionário de satisfação on-line foi enviado. Para incentivar os participantes a responder, um álbum de fotos do evento foi adicionado. O acesso ao álbum só foi possível depois de responder ao questionário de avaliação inicial. As respostas ao questionário foram acessadas a partir do back office Digitevent na forma de gráficos dinâmicos, sem necessidade de reprocessamento.

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