Convites e Controles de Chegada no Torneio Internacional de Badminton na França

6
Dias de competição
289
Jogadores
30
País
1000
Convidados FFB
17K
Espectadores
210
Matches
A Federação Francesa de Badminton (FFBaD) é, portanto, o órgão que administra o badminton na França. O principal objetivo desta federação é: dirigir, incentivar, organizar, regular e desenvolver a prática de Badminton na França.
Funcionalidades
  • Campanhas de e-mails
  • Hotsite completo e responsivo
  • Nome de domínio personalizado
  • Marca Branca
  • Crachá eletrônico PDF
  • Leitura de QR Code / leitura NFC
  • Pontos de controle múltiplos
  • Placard e estatísticas
  • Álbuns de fotos
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Criado em 1986, o Torneio Internacional de Badminton na França é uma das 12 principais etapas do circuito internacional, rebatizada de 2018 HSBC BWF World Tour. Para a Federação Francesa de Badminton (FFB), é um evento emblemático. Em primeiro lugar porque representa a excelência deste esporte na França, então porque este momento é esperado todo o ano pelos amadores e entusiastas da disciplina. Nesta ocasião, o FFB usa a Digitevent para convidar seus convidados e parceiros para o evento.

Os objetivos iniciais ...

Para o FFB, o objetivo é fazer com que os patrocinadores e seus convidados disfrutem deste evento anual único em solo francês. No entanto, as vagas são limitadas e as cotas dos convites diários devem ser respeitadas para acomodar todos os convidados no local. Aqui estão os problemas iniciais:

  • Gerenciamento dos convites para a Federação e dos parceiros,
  • Inscrição dos convidados para diferentes dias do torneio, tendo em conta as quotas,
  • Inscrição de acompanhantes para que os participantes principais autorizados venham em grupo,
  • Envio de crachás PDF e confirmações de inscrição,
  • Controle do acesso dos participantes a cada dia do torneio,
  • Restrições de acesso das zonas VIP e mensagens automáticos disparados aos parceiros para avisar-lo da chegada de um dos seus convidados,
  • Agradecimentos e partilha dos destaques do evento.
  • Gerenciamento dos convites para a Federação e dos parceiros

    Antes do evento, o FFB coleta a lista de convidados com cada um de seus parceiros e estabelece os direitos de participação de cada um deles. Alguns estão autorizados a participar apenas das fases de qualificação, outros também podem convidar para as fases finais. Alguns podem vir vários dias, outros apenas um dia. Finalmente, alguns têm o direito de vir acompanhados, especialmente para as fases de qualificação durante a semana.

    Inscrição dos convidados para diferentes dias do torneio, tendo em conta as quotas

    Um save-the-date e uma campanha de convite são enviados para os diferentes convidados. Graças à personalização das campanhas, todos recebem um e-mail de convite mencionando o nome e o logotipo da entidade parceira que os convida, geralmente um patrocinador do evento.

    Depois de abrir seu e-mail de convite personalizado, os futuros participantes acessam o site criado para o evento via Digitevent. Para este grande evento, um nome de domínio dedicado e um endereço de e-mail de envio personalizado foram configurados para oferecer uma experiência completa de white label em relação ao FFB e ao torneio. Falta apenas os convidados confirmarem sua presença e indicarem seus dias de participação. As cotas são configuradas para os diferentes dias. Assim, não há risco de inscrever mais pessoas do que é possível acomodar.

    Inscrição de acompanhantes para que os participantes principais autorizados venham em grupo

    Uma vez que sua inscrição concluída , o convidado principal pode, se necessário, adicionar seus acompanhantes. O número de acompanhantes (assim como o direito de vir acompanhado) depende da tipologia do participante. De forma transparente para o convidado, o FFB determinou o número maximo de acompanhantes autorizados de acordo com cada tipo de participantes. As tipologias são dinamicamente definidas através da criação de segmentos via Digitevent, trata-se de filtrar os contatos verificando certas condições (ex: todos aqueles que chegam na quinta e convidados pela Yonex).

    Envio de crachás PDF e confirmações de inscrição

    Após cada inscrição online, um crachá PDF é enviado automaticamente ao participante (para ele e seus acompanhantes). As informações e o plano de acesso são resumidos neste email de confirmação. O crachá menciona o nome da pessoa, seu(s) dia(s) de presença no torneio e um código QR seguro para facilitar e controlar o acesso no dia de sua chegada.

    Controle do acesso dos participantes a cada dia do torneio

    Durante o evento, a segurança é primordial e devemos garantir que cada presente seja pré-registrado. Por exemplo, hosts e recepcionistas com tablets recebem os participantes nos pontos de verificação. Eles pesquisam cada participante pelo nome ou pela leitura do QR Code. Em apenas alguns segundos, eles garantem que o participante esteja na lista do dia e o marcam presente. As chegadas são sincronizadas em tempo real em todos os aparelhos. Esta recepção digital é repetida todos os dias do torneio. Estatísticas detalhadas por dia e hora de chegada são geradas na conta Digitevent dos organizadores.

    Restrições de acesso das zonas VIP e mensagens automáticos disparados aos parceiros para avisar-lo da chegada de um dos seus convidados

    Além de participar das partidas, os espaços VIP estão abertos somente para alguns convidados. Essas áreas são ideais para networking entre os participantes convidados e os patrocinadores que convidaram. Para avisar o parceiro da chegada de seus convidados, um sistema de alertas SMS é configurado. Assim, a partir do controle feito na entrada da sala VIP, um SMS é automaticamente enviado para o parceiro para notificá-lo da chegada de seu convidado.

    Agradecimentos e partilha dos destaques do evento

    Após o evento, os organizadores e o FFB enviaram campanhas de email de agradecimento aos participantes. Graças ao controle de acesso digital e à segmentação de contatos, eles enviaram uma mensagem específica direcionada apenas para aqueles que realmente vieram. Esta campanha foi uma oportunidade para enviar um resumo dos destaques, bem como informações sobre a prática de Badminton. Um álbum de fotos também foi adicionado em poucos cliques no hotsite do evento.

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