Convites e Gestão de Chegada no Aberto da França de Badminton

6
Dias de competição
289
Jogadores
30
País
1000
Convidados FFB
17K
Espectadores
210
Matches
A Federação Francesa de Badminton (FFBaD) é, portanto, o órgão que administra o badminton na França. O principal objetivo desta federação é: dirigir, encorajar, organizar, regular e desenvolver a prática de Badminton na França.
Funcionalidades
  • Envio manual de campanhas de mensagens (E-mail o SMS)
  • Hotsite do evento totalmente responsivo
  • Personalizar o nome de domínio do hotsite
  • Marca Branca
  • Crachá eletrônico PDF
  • QR code, código de barra
  • Múltiplos pontos de check-in
  • Placard e estatísticas
  • Álbuns de fotos
Criado em 1986, o Aberto da França de Badminton é uma das 12 principais etapas do circuito internacional, rebatizada de 2018 HSBC BWF World Tour. Para a Federação Francesa de Badminton (FFB), é um evento emblemático. Em primeiro lugar porque representa a excelência deste esporte na França, então porque este momento é esperado todo o ano pelos amadores e entusiastas da disciplina. Nesta ocasião, o FFB usa o Digitevent para convidar seus convidados e parceiros para o evento.

Os problemas iniciais ...

Para o FFB, o objetivo é fazer com que seus parceiros e seus convidados se beneficiem deste evento anual único em solo francês. No entanto, os lugares são preciosos e as cotas dos convites diários devem ser respeitadas para acomodar todos os hóspedes. Aqui estão os problemas iniciais:

  • Gestão de convites em nome da Federação e parceiros,,
  • Registo de convidados para diferentes dias do torneio, tendo em conta as quotas,
  • Registo de acompanhantes para que os participantes autorizados venham a vários,
  • Envio de crachás de acesso ao PDF e confirmações de registro,
  • Controle do acesso dos participantes a cada dia do torneio,
  • Restringir o acesso a zonas VIP e mensagens aos parceiros para impedir que eles cheguem a convidados importantes,,
  • Agradecimentos e partilha de destaques do evento.
  • Gestão de convites em nome da Federação e parceiros,

    Antes do evento, o FFB coleta a lista de convidados para cada um de seus parceiros e estabelece os direitos de participação de cada um deles. Alguns estão autorizados a participar apenas das fases de qualificação, outros também podem convidar para as fases finais. Alguns podem vir vários dias, outros apenas uma vez. Finalmente, alguns têm o direito de vir acompanhados, especialmente para as fases de qualificação durante a semana.

    Registo de convidados para diferentes dias do torneio, tendo em conta as quotas

    Um save-the-date e uma campanha de convite são enviados para os diferentes convidados. Graças à personalização das campanhas, todos recebem um e-mail de convite mencionando o nome e o logotipo da entidade parceira que os convida, normalmente um patrocinador do evento.

    Depois de abrir seu e-mail de convite personalizado, os futuros participantes acessam o site criado para a ocasião via Digitevent. Para este grande evento, um nome de domínio dedicado e um endereço de e-mail de envio personalizado foram configurados para oferecer uma experiência completa de white label em relação ao FFB e ao torneio. Tudo o que resta para o hóspede é confirmar sua presença e indicar seus dias de participação. As cotas são configuradas para os diferentes dias permitidos. Assim, não há risco de inscrever mais pessoas do que é possível acomodar.

    Registo de acompanhantes para que os participantes autorizados venham a vários

    Uma vez que o registro tenha sido completado, o participante pode, se necessário, adicionar seus acompanhantes. O número de acompanhantes (assim como o direito de vir acompanhado) depende da tipologia do participante. De forma transparente para o hóspede, o FFB determinou assim o número de guias autorizados de acordo com cada tipo de participantes. As tipologias são dinamicamente definidas através da criação de segmentos via Digitevent, trata-se de filtrar os contatos verificando certas condições (ex: todos aqueles que chegam na quinta e convidados pela Yonex).

    Envio de crachás de acesso ao PDF e confirmações de registro

    Após cada inscrição online, um crachá de acesso ao PDF é enviado automaticamente ao participante (para ele e seus acompanhantes). As informações e o plano de acesso são resumidos neste email de confirmação. O crachá menciona o nome da pessoa, seu dia de presença no torneio e um código QR seguro para controlar o acesso no dia de sua chegada.

    Controle do acesso dos participantes a cada dia do torneio

    Durante o evento, a segurança é primordial e devemos garantir que cada presente seja pré-registrado. Por exemplo, hosts e recepcionistas com tablets recebem os participantes nos pontos de verificação. Eles pesquisam cada participante pelo nome ou pelo crachá do código QR. Em alguns momentos, eles garantem que o participante esteja na lista do dia e o inscreva. As chegadas são sincronizadas em tempo real em todos os dispositivos. Esta recepção digital é repetida todos os dias do torneio. Estatísticas detalhadas por dia e hora de chegada são geradas na conta Digitevent dos organizadores.

    Restringir o acesso a zonas VIP e mensagens aos parceiros para impedir que eles cheguem a convidados importantes,

    Além de participar de jogos, os espaços VIP estão abertos para alguns convidados. Essas áreas são ideais para interagir com o parceiro convidativo e realizar várias colaborações. A fim de avisar o parceiro da chegada de seus convidados, um sistema de alertas SMS é configurado. Assim, a partir do exame feito na entrada da sala VIP, um SMS é automaticamente enviado para o convite para notificá-lo da chegada de seu contato.

    Agradecimentos e partilha de destaques do evento

    Após o evento, os organizadores e o FFB enviaram campanhas de email de agradecimento aos participantes. Graças ao controle de acesso digital e à segmentação de contatos, eles enviaram uma mensagem específica direcionada apenas àqueles que realmente vieram. Esta campanha foi uma oportunidade para enviar um resumo dos destaques, bem como informações sobre a prática de Badminton. Um álbum de fotos também foi adicionado em poucos cliques no site dedicado ao evento.

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