Ecco come UGC organizza le sue feste selezionate durante il Festival di Cannes.

1200
ospiti: attori, registi, produttori, stampa
130
Partecipanti, per ora e per tablet
10
serate in 10 giorni di festival
1
posto eccezionale
Con oltre 490 schermate, UGC è uno dei principali attori nel panorama cinematografico. Presente in tutti i settori dell'industria cinematografica: produzione, distribuzione e sfruttamento, il marchio amplia costantemente la sua rete di cinema con l'ambizione di far diventare i cinema un vero centro di vita, cultura e intrattenimento. nel cuore dell'ambiente urbano.
Funzionalità
  • Back-office e gestione contatti
  • Campagne manuali (email o sms)
  • Alert automatici per VIP
  • Interfaccia del check-in sui tablet
  • Gestion des droits
  • Dashboard & Statistiche
Quale evento più importante del Festival di Cannes per un gruppo cinematografico francese famoso come UGC? Ogni anno, si tratta di incontrare coloro che contano nella professione. Per farlo, UGC accoglie ogni sera del festival i suoi ospiti illustri nell'iconica Villa UGC. Vediamo come usano Digitevent per gestire questo bellissimo mondo.

Le questioni iniziali...

Da anni ormai, Villa UGC è un luogo da non perdere a Cannes per personaggi importanti del mondo del cinema. Con questo successo sono emersi problemi strategici e organizzativi:

  • Consenti a ciascun membro del team organizzativo di gestire i propri ospiti in qualsiasi momento, evitando duplicati e rispettando le regole di invito.
  • Gestisci diversi livelli di diritti (dall'ospite per una parte specifica al super-vip)
  • Massimizza la partecipazione all'evento
  • Controllare l'accesso e rendere la ricezione più fluida
  • Essere informato dell'arrivo di alcuni VIP
  • Sfruttare i dati

Gestione della base di ospiti da parte del team organizzativo

Prima del festival, un membro del team organizzativo è stato in grado di aggiungere un database iniziale di potenziali partecipanti a Digitevent tramite un'importazione di un file Excel.

Diversi campi personalizzati sono creati per essere sfruttati durante il festival: tipologia (vip, supervip, lista nera...), nome della persona che invita, commento, cellulare, ecc.

Durante il festival, il project manager di UGC ha condiviso i diritti di accesso ai suoi membri del team per gestire l'evento su Digitevent. Sono responsabili della distribuzione e della gestione degli inviti sull'acqua durante il festival. Possono aggiungere, modificare un partecipante, limitare l'invito solo a determinate sere, consentire un accesso, ecc. Ogni aggiornamento avviene in pochi secondi e può essere eseguito da qualsiasi dispositivo, computer o smartphone.

Massimizza la partecipazione all'evento

Prima del festival, un membro del team organizzativo è stato in grado di aggiungere un database iniziale di potenziali partecipanti a Digitevent tramite un'importazione di un file Excel.

Prima di ogni serata, viene inviato un messaggio di posta elettronica e un promemoria (con il codice di abbigliamento, il piano di accesso, ecc.). I destinatari sono filtrati tramite Digitevent per targhetizzare gli ospiti privilegiati. Inoltre, le varianti dei messaggi sono progettate per personalizzare la comunicazione per ciascun ospite. Gli anglofoni ricevono un messaggio in inglese e contenuti specifici vengono inviati ad attori e giornalisti!

Controllare l'accesso e rendere la ricezione più fluida

Un RSVP personalizzato ("Please Answer") viene inviato a monte del Festival per perfezionare l'elenco di coloro che hanno programmato di andarci. Ciò consente ai team operativi di avere visibilità degli incontri che li attendono. Allo stesso modo, questo rende possibile escludere gli assenti dalle successive campagne di informazione e-mail (informazioni serali).

Quando un VIP viene accompagnato, l'invitato può facilmente verificare che l'ospite abbia il diritto di venire con un accompagnatore. Se questo è il caso, viene contato come presente e le informazioni vengono registrate per gli eventi successivi.

I tablet si sincronizzano automaticamente. Se la connessione dovesse essere interrotta, la registrazione non verrà modificata e i dati verranno risincronizzati non appena la connessione verrà ripristinata.

Essere informato dell'arrivo di alcuni VIP

Gli organizzatori vengono avvisati via SMS in tempo reale quando alcuni dei loro ospiti hanno firmato l'entrata. Possono accoglierli di persona e non perdere il loro arrivo. Alcuni ospiti ricevono automaticamente un SMS di benvenuto.

Inoltre, è possibile per ciascun organizzatore consultare lo stato di arrivo di qualsiasi ospite in qualsiasi momento. Possono anche avere una visione basata su criteri specifici, al fine di rispondere a domande del tipo: "Chi sono gli attuali giornalisti presenti?"

Sfruttare i dati

Negli eventi, come in ogni professione, le pratiche devono migliorare nel tempo. In Digitevent, noi crediamo nell'importanza dei dati per prendere le decisioni giuste.

Oltre al risparmio di tempo organizzativo, ecco alcune lezioni che sono state ritirate da UGC dopo le ultime edizioni del Festival. Innanzitutto hanno potuto analizzare la frequenza delle serate, secondo i giorni e le tipologie degli ospiti. Ciò ha permesso di prevedere meglio i flussi e di controllare l'affluenza. Le statistiche di arrivo sono state anche collegate ai dati dei ristoratori e di altri fornitori.

Infine, i dati hanno permesso di valutare qualitativamente la presenza e di fornire dettagli allo staff operativo in contatto con gli ospiti durante tutto l'anno. È stato utile sapere chi è venuto, quante volte, quante persone, chi non ha risposto all'invito, ecc.

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