Inviti e gestione degli arrivi al French Open di Badminton

6
Giorni di gara
289
Giocatori
30
Paese
1000
Ospiti FFB
17K
Spettatori
210
Corrispondenze
La Federazione francese Badminton (FFBaD) è, quindi, l'organismo che gestisce il badminton in Francia. L'obiettivo principale di questa federazione è: guidare, incoraggiare, organizzare, regolare e sviluppare la pratica del badminton in Francia.
Funzionalità
  • Campagne manuali (email o sms)
  • Sito web dell'evento resposivo
  • Url personalizzato
  • White label
  • Badge elettronici in formato PDF
  • Scansiona codice QR, codice a barre o NFC
  • Punti multipli del check-in
  • Dashboard & Statistiche
  • Album di foto
Creato nel 1986, il French Open Badminton è una delle 12 tappe principali del circuito internazionale, ribattezzato il 2018 HSBC BWF World Tour. Per la Federazione Badminton francese (FFB), è un evento di punta. Prima di tutto perché rappresenta l'eccellenza di questo sport in Francia, quindi perché questo momento è atteso tutto l'anno dai dilettanti e dagli appassionati della disciplina. In questa occasione, FFB utilizza Digitevent per invitare i suoi ospiti e partner all'evento.

Le questioni iniziali...

Per la FFB, l'obiettivo è far sì che i suoi partner e i loro ospiti beneficino di questo evento annuale unico sul suolo francese. Tuttavia, i posti sono preziosi e le quote di inviti giornaliere devono essere rispettate per poter accogliere tutti gli ospiti. Ecco i problemi iniziali:

  • Gestione degli inviti per conto della Federazione e dei partner,
  • Registrazione degli ospiti a diversi giorni dal torneo tenendo conto delle quote,
  • Registrazione degli accompagnatori per i partecipanti autorizzati a venire a diversi,
  • Invio di badge di accesso PDF e conferme di registrazione,
  • Controllo dell'accesso dei partecipanti ad ogni giornata del torneo,
  • Limitare l'accesso alle zone VIP e ai messaggi ai partner per impedire che arrivino ospiti importanti,
  • Ringraziamenti e condivisione dei punti salienti dell'evento.
  • Gestione degli inviti per conto della Federazione e dei partner

    Prima dell'evento, la FFB raccoglie l'elenco degli ospiti per ciascuno dei suoi partner e stabilisce i diritti di partecipazione per ciascuno di essi. Alcuni sono autorizzati a partecipare solo alle fasi di qualificazione, altri possono anche invitare alle fasi finali. Alcuni sono autorizzati a venire diversi giorni, altri solo una volta. Infine, alcuni hanno il diritto di venire accompagnati, specialmente per le fasi di qualifica durante la settimana.

    Registrazione degli ospiti a diversi giorni dal torneo tenendo conto delle quote

    Un save-the-date e una campagna di invito vengono inviati ai diversi ospiti. Grazie alla personalizzazione delle campagne, tutti ricevono un'email di invito che menziona il nome e il logo dell'entità partner che li invita, di solito uno sponsor dell'evento.

    Dopo aver aperto la loro email di invito personalizzata, i futuri partecipanti accedono al sito web creato per l'occasione tramite Digitevent. Per questo grande evento, sono stati creati un nome di dominio dedicato e un indirizzo email di spedizione personalizzato per offrire un'esperienza di white label completa per quanto riguarda l'FFB e il torneo. Tutto ciò che rimane per l'ospite è di confermare la sua presenza e indicare i suoi giorni di partecipazione. Le quote vengono impostate per i diversi giorni consentiti. Quindi, nessun rischio di iscrivere più persone di quanto sia possibile ospitare.

    Registrazione degli accompagnatori per i partecipanti autorizzati a venire a diversi

    Una volta completata la registrazione, il partecipante può, se necessario, aggiungere i suoi compagni. Il numero di accompagnatori (così come il diritto di venire accompagnati) dipende dalla tipologia del partecipante. In modo trasparente per l'ospite, l'FFB ha quindi determinato il numero di guide autorizzate in base a ciascun tipo di partecipanti. Le tipologie sono definite dinamicamente creando segmenti tramite Digitevent, si tratta di filtrare i contatti verificando determinate condizioni (es: tutti quelli che arrivano giovedì e invitati da Yonex).

    Invio di badge di accesso PDF e conferme di registrazione

    Dopo ogni registrazione online, un badge di accesso PDF viene automaticamente inviato al partecipante (per lui e per i suoi accompagnatori). Le informazioni e il piano di accesso sono riepilogati in questa e-mail di conferma. Il badge riporta il nome della persona, il suo giorno di presenza al torneo e un codice QR sicuro per controllare l'accesso il giorno del suo arrivo.

    Controllo dell'accesso dei partecipanti ad ogni giornata del torneo

    Durante l'evento, la sicurezza è fondamentale e dobbiamo assicurarci che ogni invitato sia pre-registrato. Ad esempio, host e hostess con tablet accolgono i partecipanti ai checkpoint. Cercano ogni concorrente per nome o tramite il badge del codice QR. In pochi istanti, si assicurano che il partecipante sia nella lista del giorno e lo firmi. Gli arrivi sono sincronizzati in tempo reale su tutti i dispositivi. Questa accoglienza digitale viene ripetuta ogni giorno del torneo. Statistiche dettagliate per giorno e ora di arrivo sono generate nell'account Digitevent degli organizzatori.

    Limitare l'accesso alle zone VIP e ai messaggi ai partner per impedire che arrivino ospiti importanti

    Oltre ai giochi, gli spazi VIP sono aperti ad alcuni ospiti. Queste aree sono ideali per interagire con il partner invitante e intraprendere varie collaborazioni. Per avvisare il partner dell'arrivo dei suoi ospiti, viene impostato un sistema di avvisi SMS. Quindi, dalla scansione effettuata all'ingresso della sala VIP, un SMS viene automaticamente inviato all'invitato per informarlo dell'arrivo del suo contatto.

    Ringraziamenti e condivisione dei punti salienti dell'evento

    Dopo l'evento, gli organizzatori e la FFB hanno inviato campagne di ringraziamento via email ai partecipanti. Grazie al controllo degli accessi digitali e alla segmentazione dei contatti, hanno inviato un messaggio specifico indirizzando solo coloro che sono effettivamente venuti. Questa campagna è stata l'occasione per inviare un riassunto dei punti salienti e informazioni sulla pratica di Badminton. Un album fotografico è stato anche aggiunto in pochi click sul sito dedicato dell'evento.

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