Voici comment UGC organise ses soirées triées sur le volet durant le Festival de Cannes.

1200
Invités: acteurs, réalisateurs, producteurs, presse
130
participants émargés, par heure et par tablette
10
soirées en 10 jours de festival
1
lieu d'exception
Avec plus de 490 écrans, UGC est un acteur majeur du paysage cinématographique. Présent dans tous les secteurs de l'industrie cinématographique : la production, la distribution et l'exploitation, l'enseigne étoffe sans cesse son réseau de salles avec pour ambition de faire des cinémas de véritables centres de vie, de culture et de divertissement placés au cœur de l'environnement urbain.
Fonctionnalités
  • Back-office de gestion des contacts
  • Campagnes manuelles (email ou sms)
  • SMS alertes VIPs
  • Interface de check-in sur tablette
  • Gestion des droits
  • Dashboard & statistiques
Quel événement plus important que le Festival de Cannes pour un groupe cinématographique français aussi icônique qu'UGC ? Chaque année, il s'agit d'y rencontrer ceux qui comptent dans la profession. Pour se faire, UGC accueille tous les soirs du festival ses invités de marque dans l'emblématique Villa UGC. Voyons comment ils utilisent Digitevent pour gérer ce beau monde.

Les enjeux initiaux...

Depuis des années, la Villa UGC est un lieu Cannois incontournable pour les personnalités influentes du monde du cinéma. Avec ce succès, des enjeux stratégiques et organisationnels sont apparus :

  • Permettre à chaque membre de l'équipe organisatrice de gérer ses invités à tout moment, en évitant les doublons et en respectant les règles d'invitation.
  • Gérer différents niveaux de droits (de l'invité pour une soirée précise au super-vip)
  • Maximiser la participation à l'événement
  • Contrôler l'accès et fluidifier l'accueil
  • Etre prévenu de l'arrivée de certains VIP
  • Exploiter les données

Gestion de la base d'invités par l'équipe organisatrice

En amont du festival, un membre de l'équipe organisatrice a pu ajouter dans Digitevent une base initiale de participants potentiels via un import de fichier Excel.

Plusieurs champs personnalisés sont créés en vue d'être exploités durant le festival : Typologie (vip, supervip, blacklisté...), Nom de l'invitant, Commentaire, Téléphone mobile...

Durant le festival, le chef de projet chez UGC a partagé des droits d'accès aux membres de son équipe pour gérer l'événement sur Digitevent. Ils sont chargés de distribuer et de gérer les invitations au fil de l'eau durant le festival. Ils peuvent ajouter, modifier un participant, restreindre l'invitation à certaines soirées uniquement, autoriser un accompagnateur etc... Chaque mise à jour se fait en quelques secondes et peut être faite depuis n'importe quel appareil, ordinateur ou smartphone.

Maximiser la participation à l'événement

En amont du festival, un membre de l'équipe organisatrice a pu ajouter dans Digitevent une base initiale de participants potentiels via un import de fichier Excel.

Avant chaque soirée, un sms et un email de rappel (avec le dress-code, le plan d'accès etc) est envoyé. Les destinataires sont filtrés via Digitevent afin de cibler les invités privilégiés. De plus, des variantes de messages sont conçues afin de personnaliser la communication à chaque invité. Ainsi, les anglophones reçoivent un message en anglais, et des contenus spécifiques sont adressés aux acteurs et aux journalistes !

Contrôler l'accès et fluidifier l'accueil

Un RSVP ("Répondez S'il Vous Plait") électronique personnalisé est envoyé en amont du Festival afin d'affiner la liste de ceux qui ont prévu de s'y rendre. Cela permet aux équipes opérationnelles d'avoir de la visibilité quant aux rencontres qui les attend. De même, cela permet d'exclure les absents des campagnes d'informations email ultérieures (informations sur les soirées).

Lorsqu'un VIP vient accompagné, l'hôte d'accueil peut facilement vérifier que l'invité a le droit de venir avec un accompagnateur. Le cas échéant, ce dernier est comptabilisé comme présent et ses coordonnées sont enregistrées pour les événements ultérieurs.

Les tablettes se synchronisent automatiquement. Si la connexion venait à être interrompue, l'émargement ne serait pas affecté et les données se re-synchroniseront dès récupération de la connexion.

Etre prévenu de l'arrivée de certains VIP

Les organisateurs sont notifiés par SMS en temps réel lorsque certains de leurs invités sont émargés à l'entrée de l'événement. Ils peuvent ainsi les accueillir en personne et ne pas rater leur venue. Certains invités reçoivent également un SMS de bienvenue automatiquement.

Par ailleurs, il est possible pour chaque organisateur de consulter le statut d'arrivée de tout invité, à tout moment. Ils peuvent également avoir une vue en fonction de critères précis, afin de répondre à des questions comme : "Qui sont les journalistes actuellement présents ?"

Exploiter les données

En événementiel, comme dans tout métier, les pratiques se doivent de s'améliorer avec le temps. Chez Digitevent, nous sommes convaincus de l'importance des données pour prendre les bonnes décisions.

Au delà du gain de temps organisationnel, voici quelques enseignements qui ont pu être retirés par UGC suite aux dernières éditions du Festival. Tout d'abord ils ont pu analyser la fréquentation des soirées, en fonction des jours et des typologies d'invités. Cela a permis de mieux prévoir les flux et de maîtriser l'affluence. Les statistiques d'arrivées ont également été mises en relation avec les données provenant des traiteurs et d'autres prestataires.

Enfin, les données ont permis d'évaluer qualitativement la fréquentation et de fournir des détails aux opérationnels en contact avec les invités tout au long de l'année. Il a été utile de savoir qui est venu, avec quelle récurrence, avec combien de personnes, qui n'a pas répondu à l'invitation etc.

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