Organisation du séminaire kick-off de rentrée pour SFR

972
Commerciaux
523
Chambres d'hôtel
2
Journées d'événement
5
Plénières

SFR Business, groupe Altice, est la marque Entreprise du deuxième opérateur français. SFR Business développe des solutions télécoms et des services ICT adaptées aux enjeux de chaque entreprise autour de 3 axes :  

  • Faciliter le changement des modes de travail des collaborateurs
  • Apporter les moyens de profiter de la transformation numérique, dans l'accès au Très Haut Débit, ou encore dans l'IoT 
  • Garantir la sécurité des données et la conformité aux réglementations.
Fonctionnalités
  • Back-office de gestion des contacts
  • Campagnes manuelles (email ou sms)
  • Site d'inscription responsive
  • Plug-in de gestion des partages de chambres
  • Nom de domaine personnalisé
  • Marque blanche
  • Emails autos de confirmation
  • Interface de check-in sur tablette
  • Impression de badges sur site
  • Questionnaire de satisfaction
  • Albums photos
  • Dashboard & statistiques
SFR Business est l’entité de l’opérateur SFR en charge des clients professionnels. Ce marché B2B repose en partie sur une force commerciale spécialisée qui doit être en permanence au fait de l’actualité du groupe, des offres et des produits afin de répondre aux demandes, quelque soit l'activité des entreprises. L’organisation du kick-off de rentrée qui s’est tenu à Disneyland Paris se devait d’être irréprochable car il donne l'impulsion et établit la stratégie ainsi que les objectifs d’un groupe en évolution.

Les enjeux initiaux...

Pour les organisateurs, l’objectif est de réunir tous les collaborateurs dans un même lieu pendant 2 jours, cela demande de gérer différents sujets organisationnels:

  • Inviter les collaborateurs en s’assurant que tous reçoivent l’invitation, ,
  • Gérer le partage et l’attribution des chambres entre les participants,
  • Gérer les modes de transports et les navettes pour accéder à l’événement,
  • Distribuer sans perdre de temps des badges à chaque collaborateur,
  • Partager les temps forts de l’événement et recueillir du feedback pour les éditions ultérieures .

Inviter les collaborateurs en s’assurant que tous reçoivent l’invitation,

L'équipe organisatrice a pu créer en quelques clics un beau site d’inscription aux couleurs d’SFR Business grâce à l’outil de conception en ligne Digitevent. Afin de respecter l’image de la marque et d’être en marque blanche totale vis à vis de Digitevent, un nom de domaine dédié a été activé. Le nom de domaine a également servi d'adresse email utilisée pour l’envoi des invitations via Digitevent. Tous les destinataires étant de la même entreprise, la DSI d’SFR Business a pu "whitelister" l’adresse IP d’expédition des emails Digitevent afin de s’assurer que tous atteignent leurs destinataires.

Gérer le partage et l’attribution des chambres entre les participants

Afin de permettre aux équipes de se rencontrer et d’échanger, certains commerciaux ont dû partager leur chambre d'hôtel. Un plug-in de réservation des chambres a donc été mis en place sur le site d’inscription. Chacun pouvait rechercher dans une liste les commerciaux encore libres, et leur faire une demande de partage de chambre. A la sélection d’un colocataire, un email était automatiquement envoyé aux deux pour confirmer la réservation de leur chambre avec les coordonnées du colocataire. Depuis le back-office Digitevent, les organisateurs pouvaient à tout moment consulter qui était encore sans collocataire ainsi que les choix de collocation des commerciaux déjà placés en chambre "twin".

Gérer les modes de transports et les navettes pour accéder à l’événement

Dans le formulaire d’inscription, les collaborateurs invités ont dû préciser leur mode de transport pour se rendre à l’événement qui se tenait à Disneyland Paris. En fonction des choix (train, avion, co-voiturage…), des détails ont été demandés (numéro de train, de vol etc…). Certaines informations ont également été conditionnellement communiquées afin de faciliter le processus d’inscription. Par exemple, les détails des navettes d’aéroport n’ont été proposées qu’aux commerciaux venant en avion. Grâce aux champs listes de places limitées du formulaire, il a également été possible de prendre en compte la capacité limitée des navettes (45 places), optimisant les déplacements et évitant le surbooking.

Distribuer sans perdre de temps des badges à chaque collaborateur,

A l’arrivée des collaborateurs, un badge est automatiquement imprimé grâce aux tablettes d’émargement reliées aux mini-imprimantes Bluetooth Digitevent. En quelques instants, chacun se voit remettre un badge nominatif mentionnant sa région et sa spécialité afin de faciliter les échanges et les rencontres pendant le séminaire. De plus, ce checking digital permet aux organisateurs de suivre en temps réel les arrivées et de constater qui manquait à l’appel. A l’arrivée du participant, un email est automatiquement envoyé afin de communiquer le wifi sur le lieu du séminaire, de rappeler le nom du colocataire et les moments clés du programme à venir.

Partager les temps forts de l’événement et recueillir du feedback pour les éditions ultérieures

Après l’événement, les organisateurs ont souhaité partager les moments importants de l’événement et recueillir l’avis de chacun sur les ateliers et plénières suivis. En effet, il était primordial pour SFR Business de sonder le terrain sur leur ressenti (potentiel des innovations mises en avant, qualité des informations reçues, questions etc…). Un questionnaire de satisfaction en ligne a donc été envoyé. Pour inciter les participants à y répondre, un album photo de l’événement a été ajouté. L’accès à l’album était rendu possible qu’après avoir répondu au questionnaire d’évaluation du kick-off. Les réponses aux questionnaires ont pu être consultées depuis le back-office Digitevent sous la forme de graphiques dynamiques, sans retraitement requis.

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