Cómo gestiona Business France los Encuentros Internacionales de La French Tech.

350
Participantes y empresas innovadoras.
26
Expertos tecnicos
220
Citas organizadas
30
Minutos a través de cita B2B
Business France es el jugador clave para apoyar a las empresas francesas en sus proyectos de exportación y expansión internacional. Los prepara y los pone en contacto con socios comerciales en los mercados objetivo para alentar la creación de tendencias comerciales.
características
  • Campañas manuales (email o SMS)
  • Sitio de inscripción responsive
  • Formularios y campos condicionales.
  • Matchmaking y citas profesionales entre los participantes
  • Acreditaciones electrónicas PDF
  • Aplicación de check-in en tabletas
  • Cuadro de indicadores y estadísticas
  • Escaneo de códigos barra, QR o NFC
  • Impresión de acreditaciones in situ
Si hay un área en la que la reputación de Business France tiene más que ver, es en la creación de redes y su capacidad para conectar a las empresas con personas influyentes, socios y empresas líderes. Como parte de los eventos de Rencontres, Digitevent acompaña a Business France en sus temas de registro, planificación de citas, redes y control de acceso.

Las problemáticas iniciales ...

En el corazón de la preocupación de Business France por sus eventos está la capacidad de iniciar y organizar reuniones estratégicas. En el caso de Rencontres Internationales de la French Tech, se trata de reunirse con expertos y participantes del país (empresas que buscan la internacionalización). Para hacer esto, el organizador necesita configurar un proceso completo que cubra:

  • La difusión de la información del evento y su promoción a través de un sitio web dedicado,
  • La gestión de invitaciones, recordatorios y la optimización de la tasa de participación,
  • Solicitudes de reuniones de participantes a los expertos,
  • Moderación de solicitudes para optimizar citas y planificación.
  • Creación automática de diarios individuales enviados a los participantes.
  • Control de acceso el día del evento, a la llegada y en las conferencias,
  • Impresión automática de credenciales para cada participante.

Configuración del sitio del evento

Ya sea para dar una imagen innovadora o para comunicar información útil en el Día D, un sitio de eventos hermoso y efectivo es una necesidad. La reunión internacional de French Tech está gestionada por un equipo de 4 personas en Business France, y la función de compartir derechos de administrador hace posible trabajar en varios proyectos en Digitevent. En tiempo récord y autonomía, el sitio se crea a través del uso de nuestras plantillas y la duplicación de un evento anterior.

Gestión de citas

Una vez que se completan los registros, entramos en la fase clave de la organización: ¡la gestión de citas! Para hacer esto, el equipo organizador comparte con los futuros participantes un enlace individual que permite consultar a los expertos presentes, así como su dominio de predilección. Luego tienen la oportunidad de solicitar reuniones (indicando sus motivaciones), directamente en el sitio del evento.

Moderación de solicitudes.

Los expertos (o el organizador directamente) consultan las solicitudes recibidas y pueden aprobarlas o rechazarlas. Al aprobarlos, automáticamente se posicionan en los espacios disponibles para el participante y el experto. Obviamente, los equipos pueden mover en cualquier momento una reunión programada o cancelarla (por ejemplo, cambio de opinión de un experto, cancelación de una presencia, etc.).

Generación de las agendas.

Las inscripciones ya están cerradas. Desde su cuenta de Digitevent, los organizadores afinan los calendarios agregando las últimas citas a los expertos y participantes con ranuras aún disponibles. Los diarios individuales se envían por correo electrónico (con sus credenciales de acceso a PDF) a los expertos y participantes. Al ser digitalizado este último, se actualiza automáticamente si Business France realiza cambios.

Día D: Escanear en los puntos de control y la impresión de credenciales

Para agilizar la recepción y medir la presencia en tiempo real, se configura un sistema de escaneo por invitación electrónica. En cada llegada, se activa una impresión de placa de identificación. Este distintivo facilita las reuniones y los primeros intercambios durante el evento. Los equipos de Business France han elegido imprimir credenciales en vivo para que no tengan que preimprimir todas las insignias, ordenarlas y buscarlas en el día D. Además, en caso de participantes adicionales (o cambiar) nombre), la credencial se imprime inmediatamente en el mismo formato que para otros participantes.

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