Invitaciones y gestión de llegadas en el Open de bádminton francés.

6
Días de competencia
289
jugadores
30
país
1000
Invitados FFB
17K
espectadores
210
partidos
La Federación Francesa de Bádminton (FFBaD) es, por lo tanto, el organismo que gestiona el bádminton en Francia. El objetivo principal de esta federación es: conducir, alentar, organizar, regular y desarrollar la práctica de bádminton en Francia.
características
  • Campañas manuales (email o SMS)
  • Sitio de inscripción responsive
  • Nombre de dominio personalizado
  • Marca blanca
  • Acreditaciones electrónicas PDF
  • Escaneo de códigos barra, QR o NFC
  • Puntos de check-in múltiples
  • Cuadro de indicadores y estadísticas
  • Álbumes de fotos
Creado en 1986, el Open de bádminton francés es una de las 12 etapas principales del circuito internacional, que pasó a llamarse 2018 HSBC BWF World Tour. Para la Federación Francesa de Bádminton (FFB), es un evento emblemático. En primer lugar porque representa la excelencia de este deporte en Francia, luego porque este momento se espera todo el año por los aficionados y entusiastas de la disciplina. En esta ocasión, el FFB utiliza Digitevent para invitar a sus invitados y socios al evento.

Las problemáticas iniciales ...

Para la FFB, el objetivo es hacer que sus socios y sus invitados aprovechen de este evento anual único en Francia. Sin embargo, los billetes son preciosos y cuotas diarias de invitaciones deben ser respetadas para acoger a todos los invitados. Aquí están las problemáticas iniciales:

  • Gestión de invitaciones por parte de la Federación y de sus socios,
  • Registro de invitados a diferentes días del torneo teniendo en cuenta las cuotas.,
  • Registro de acompañantes para los participantes autorizados ,
  • Envío de acreditaciones de acceso en PDF y confirmaciones de inscripción.,
  • Control del acceso de los participantes cada día del torneo.,
  • Restricción del acceso a las zonas VIP y mensajes automáticos a los organizadores cuando llegan invitados importantes,
  • Agradecimientos y comparte de lo más destacado del evento..
  • Gestión de invitaciones por parte de la Federación y de sus socios

    Antes del evento, la FFB recoge la lista de invitados para cada uno de sus socios y establece los derechos de participación para cada uno de ellos. Algunos pueden asistir solo a las fases de calificación, otros también pueden venir en las fases finales. Algunos pueden venir varios días, otros solo una vez. Finalmente, algunos tienen derecho a venir acompañados, especialmente para las fases de calificación durante la semana.

    Registro de invitados a diferentes días del torneo teniendo en cuenta las cuotas.

    Se enviará una campaña para guardar la fecha y una invitación a los diferentes invitados. Gracias a la personalización de las campañas, todos reciben un correo electrónico de invitación mencionando el nombre y el logotipo de la entidad socia que los invita, generalmente un patrocinador del evento.

    Después de abrir su correo electrónico de invitación personalizado, los futuros participantes acceden al sitio web creado para la ocasión a través de Digitevent. Para este gran evento, se ha configurado un nombre de dominio dedicado y una dirección electrónica de envío personalizada para ofrecer una experiencia completa en marca blanca con respecto a la FFB y el torneo. Solo le falta al invitado confirmar su presencia e indicar sus días de participación. Las cuotas se configuran para los diferentes días. Por lo tanto, no hay ningún riesgo de inscribir a más personas de lo que es posible.

    Registro de acompañantes para los participantes autorizados

    Una vez completado el registro, el participante puede agregar sus compañeros. El número de personas que lo acompañan (así como el derecho a venir acompañado) depende de la tipología del participante. De manera transparente para el invitado, la FFB determinó el número de acompañantes autorizados según cada tipo de participantes. Las tipologías se definen dinámicamente mediante la creación de segmentos a través de Digitevent, se trata de filtrar los contactos que verifican ciertas condiciones (por ejemplo, todos los que vienen el jueves e invitados por Yonex).

    Envío de acreditaciones de acceso en PDF y confirmaciones de inscripción.

    Después de cada registro en línea, se envía automáticamente una acreditación de acceso en PDF al participante (para él y sus acompañantes). La información y el plan de acceso se resumen en este correo electrónico de confirmación. La acreditación menciona el nombre de la persona, su día de presencia en el torneo y un código QR para controlar el acceso el día de su llegada.

    Control del acceso de los participantes cada día del torneo.

    Durante el evento, la seguridad es primordial y debemos asegurarnos de que cada asistente fuera registrado previamente. Por ejemplo, los anfitriones/as con tabletas les dan la bienvenida a los participantes a los puntos de control. Buscan a cada participante por su nombre o a través de la acreditación con código QR. En unos momentos, se aseguran de que el participante esté en la lista del día y lo registran. Las llegadas se sincronizan en tiempo real en todos los dispositivos. Esta bienvenida digital se repite todos los días del torneo. Estadísticas detalladas por día y hora de llegada se generan en el back-office del evento.

    Restricción del acceso a las zonas VIP y mensajes automáticos a los organizadores cuando llegan invitados importantes

    Además de asistir a los partidos, los espacios VIP están abiertos para algunos invitados. Estas áreas son ideales para interactuar con el socio que invita y realizar varias colaboraciones. Para advertir al socio de la llegada de sus invitados, se establece un sistema de alertas por SMS. Por lo tanto, a partir del escaneo realizado en la entrada de la sala VIP, se envía automáticamente un SMS para notificarle la llegada de su contacto.

    Agradecimientos y comparte de lo más destacado del evento.

    Después del evento, los organizadores y el FFB enviaron campañas de agradecimiento por correo electrónico a los participantes. Gracias al control de acceso digital y la segmentación de contactos, enviaron un mensaje específico dirigido solo a aquellos que realmente llegaron. Esta campaña fue una oportunidad para enviar un resumen de los puntos destacados, así como información sobre la práctica del bádminton. También se ha agregado un álbum de fotos en unos pocos clics en el sitio dedicado del evento.

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